项目经理如何有效管理项目进度?项目管理3大常见问题及解决方案

在同质化时代,质量、成本和创意成为企业的营收杠杆点,因此产品和项目质量的高低都会影响企业的营收。

但在项目管理中,项目负责人经常遇到明明做了时间表,但还是出现超时且质量不高的情况,由此影响订单的成交率,所以如何进行项目的有效管理成为大多数项目负责人苦恼的事情。
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一、项目管理常见问题:

1、对项目管理的认识不足

在当代企业中,或多或少都会接到大型、复杂和资金密集型项目,但由于所涉及的人员、机构和职能越来越多,因此权限相互依存情况的出现,如何确定分配给项目的资源数量和时间,并且判断这些资源是否根据项目目标和实施计划能被有效地利用都成了问题。

2、管理方法停留在传统阶段

传统管理方法强调管理工作的专业化,把任务、职责、权限分得很清楚,三大要素分别是满足时间、预算和性能指标,评价项目的标准也就是这三个条件的满足与否。随着时代的发展,项目管理传统的评判标准已经不适用,无法准确评估项目的价值,和人员的效能。

3、项目管理不规范

项目管理的法律规范并非完善,有些工程搞情感投资,没有实行招投标制,有些还在采用我国早已淘汰的议标或进行假招标。由于工程项目管理不善,使得我国有些项目在建设阶段或建成后出现了严重的质量问题。

然而出现这些情况,大部分原因是项目的管理涉及环节和人员比较多,团队沟通不到位,项目进度无法敦促和把控而导致的,因此想要彻底解决痛点,就得从根本问题上入手。

由此就对项目经理的指挥能力,以及促进团队沟通、发挥团队优势以及运用项目管理工具都提出非常高的要求。

二、如何有效管理项目进度?

1、项目经理

作为项目主导者,项目经理要有能力从客户那里获取信息,把客户的需求反馈给团队,和团队成员开展协作,完成一个共同的目标并且获得客户的信任。

2、有效沟通

沟通是项目管理中的关键步骤之一,项目交付出现问题大部分都是因为沟通不到位,所以有效的项目管理要从沟通开始。在项目推进过程中,要确保和所有团队成员以及关键的利益相关者保持联系。保证每个人都能获得其所需的数据用于制定决策和推进项目。而通过创建项目现状报告的方式,可以让所有人都能及时了解项目信息及变动情况。

3、团队优势

团队里的成员各有优异,项目经理就需要认清团队成员的优势所在,扬长避短,合理分配每个人的工作,确保时间管理更有效,工作得以更快完成。

4、项目管理工具既要沟通,又要跟进,传统的Excel表格式的管理方式已经不够用了,所以在新型的项目管理中,一个高效便捷的项目管理系统十分必要。这类软件可以储存所有相关项目的数据(从记录到报告、从文件共享到输入信息、从有效沟通到实现一致协作),项目管理软件可以作为一个信息集中平台,囊括所有项目信息供团队所有成员使用。

目前,市面上有许多项目管理系统,在这里推荐织信企业智能数字化管理平台(以下简称织信),织信项目管理应用模块能够帮助管理者进行项目内任务的安排和协调,提高项目管理效率。

三、织信项目管理应用,提高管理效率

项目管理者在应用中,通过任务的创建、分配、跟进、执行来保证项目能够根据计划有序地进行,确保能够按时完成项目交付,并实现多个项目的管理。同时,该应用还支持项目设置待办工作流,创建的工作需要根据指定的工作流转安排来进行状态调整,以此敦促相关人员推进项目的进度。

织信低代码平台可以搭建研发项目管理、轻量项目管理、计划与任务管理、项目收支、销售项目管理等系统,只需通过员工的简单操作,就可搭建一套高度具备企业特色的项目管理系统,解放项目经理,促进团队成员个人发展,大大提升企业项目管理的效率。

织信项目管理系统主要包含产品项目、任务、仪表盘3个模块:

1、项目

用户可以在【项目】模块中,创建新的项目。

进行名称、状态、阶段、开始截止日期、项目成员、描述等相关信息的编辑。

通过左侧的过滤器,可以设置不同筛选条件,方便管理者快速查找。

【表格视图】系统提供的表格视图可以方便使用者快速获取项目相关信息。
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【看板视图】通过看板视图可以直观地查看各项目目前所处的阶段。
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2、任务在任务模块中,管理者可以发布具体任务给到项目成员:可以设置任务名称、状态、优先级、负责人、计划完成时间、对应项目等相关信息;待办工作流的设置,系统会在项目进行状态变化以及指定日期,对该任务的参与人员发布消息通知(支持站内消息、邮件、微信通知三种方式);通过左侧的过滤器,可以设置不同筛选条件,方便管理者快速查找。
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3、仪表盘

关联上述项目及任务模块的字段数据,可以生成多种数据报表进行展示。例如:当前任务总数、当前问题各状态数据占比、每日新增任务曲线、当前项目个数。
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前人的经验方法可以帮助自己提升项目的管理效率,带动团队按时按量完成项目的交付,而项目管理系统更多时候担任的是协同办公,省事省力科技力量的角色,不仅可以提升整个团队项目完成的效率以及质量,更可以提升企业的市场竞争力。

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