从传统采购向SRM数字采购转型,大宗商品企业实现采购成本有效控制

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据有关数据显示,全球每年大宗商品的产出值大约在10~20万亿美元,占世界GDP的20%。主流大宗商品中,中国基本占据全球大宗消费比例的50%以上。今年1月,中国大宗商品价格指数更是达到152.53点,创下近7年历史新高。

然而,庞大的数据表象之下,难掩大宗商品行业数字化程度低下的尴尬。且在今年以来新冠疫情反复,加上全球通胀大环境下,导致全球大宗商品价格快速抬升,部分大宗商品价格持续上涨,给很多大宗商品企业生产经营带来了困难。

拿典型的大宗商品白糖来说,一方面,现货市场价格波动剧烈,导致用糖企业的采购需求无法得到有效保证。涨价时制造企业和贸易商屯货惜售,跌价时供应渠道减少;另一方面,期货市场无法锁定具体品牌及交割地点。实物交割后,用糖企业还需安排自提和品质检验。配套服务的缺失导致中国用糖企业的期货参与度不到20%。

事实上,不仅是用糖企业,其他大宗生产和流通企业也面临诸多问题,不同库区的管理水平存在天渊之别,且普遍存在以下几个痛点。

1、供应商管理分散

大宗商品行业供应商管理分散,没有集中的供应商主数据管理,信息无法共享,且缺乏统一的供应商管理体系,资质认证不规范,供应商管理风险难度大。

2、采购过程环节多

大宗商品采购过程涉及流程环节较多,发生采购产品质量差、价格高是常事,采购过程很难控制。同时,不同的采购类型都有不同的管理规范要求,从采购需求、采购立项、采购招标、采购合同签订再到采购订单执行各个公司的需求均不一致。

3、数字化采购战略难以执行

由于各个公司的核心业务不同,采购业务逻辑往往也不同,外加行业属性、企业文化、组织结构等因素的影响,一个企业内部往往存在多种采购业务规则,且不同企业之间的差距很大,这就造成企业数字化采购需求相当复杂,且这种复杂性体现在细节上,致使普通的数字化采购战略难以执行。

4、对供应商的品质管控不足

部分大宗商品企业存在供应商独家供货情况,独家供货的供应商若发生产能异常或者品质问题,对企业采购产生的影响是不可预估的,同时在供应链、品质部门对独家供货的供应商管理过程中,议价、奖惩激励、日常管理均会处于被动状态。

5、采购过程签署文件多且繁杂

大宗商品采购过程中涉及到合同签署、招标文件、中标通知、采购招标公告、对账付款单签署、订单签署等大量文件需要盖章,传统方式下,主要依靠人工的方式完成打印、盖章,工作量大且效率低,还容易出现失误。

针对上诉痛点,大宗商品企业可通过对自身采购流程的梳理、分析,基于企业的具体需求,量身制定差异化的采购策略,分步实施采购转型,优化采购资源配置,使企业采购管理成熟度提升,真正达成降本增效,释放采购转型带来的红利。具体来说,企业可通过以下几步实现大宗商品SRM采购管理模式的有效落地。

1、改变传统采购观念

传统采购模式下,供需关系的地位是不对称的,是居高临下的命令式,是一次性或者短期的合作关系。采购人的时间是消耗在讨价还价、频繁更换供应商及解决日常问题的过程中。而新型采购观念则应该是采购业务行为基于“总成本最低”原则而不单只是追求 “采购价格最低”。不仅要关注显性成本,更要注重“看不见”的隐性成本。

且采购成本的控制不仅只是采购部门的事,全公司上下均应该转变落后的采购理念,承担一些全面成本管理的责任,要有控制总体成本的远见,能够对采购流程中所涉及的关键成本环节和其他相关的长期潜在成本进行评估。

2、明确采购战略目标

首先,大宗商品企业应将SRM采购管理上升为企业发展的核心战略,明确定义SRM采购的价值,即规模效益、供应商管理、降低采购成本、提高采购效率、统一企业产品标准和培养企业战略分供方,并通过企业内部战略宣讲,让集团、各个分公司、各项目组都能清晰认识到其的重要性,为后续推行SRM采购管理系统做充足的铺垫。

3、构建SRM采购管理系统

采购成本控制的基础工作就是要建立并且完善采购系统。在实施采购业务活动之前,做好SRM采购管理系统的建设是十分必要的基础工作,是大宗商品企业有效控制采购成本的前提。

企业在构建SRM采购管理系统后,它能够端到端跟踪从寻源到合同,采购到付款,以及供应商全生命周期管理的整个采购管理的流程,帮助采购团队通过系统提供的可靠数据和信息做出明智的采购决策。

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图片来源:数商云

实现采购需求、寻源、订单执行、过程物流、信息流、资金流的匹配及信息共享,支持企业端到供应商端的物资采购业务流程化、标准化管理,提高采购工作效率,缩短采购周期。通过帮助企业实现内部信息化,把企业招投标、进货、存货、合同以及财务、计划等各个环节连接起来,再延伸到企业外部如合作供应商等,从确定采购需求到完成付款,采购流程的每个步骤都将得到简化。

4、实现供应商可视化管理

大宗商品企业对供应商的依赖程度远远高于其他行业,目前越来越多的大宗商品企业将供应商资源列为企业的核心竞争力,并围绕其制定相应的战略与行动方案。相较于传统采购单方面、无差别的向供应商转嫁降本、质量和物流要求,成熟的采购组织通过SRM采购管理系统细分供应商的绩效和潜力来识别关键供应商,建立供应商合作全生命周期的评估体系,识别真正的战略合作伙伴,并与之进行密切合作,建立战略供应商培养意识,通过激励机制达成双赢目标,最大程度发挥供应商的竞争优势。

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5、建立合理的采购管理制度

针对目前有些采购人员的管理,大宗商品企业应该建立一套合理、完善的采购制度。这样不仅能预防采购腐败之类的不良行为,而且还可以规范企业的采购业务行为、优化流程,进而提高采购效率。采购制度应针对企业所需采购产品品项的分类来进行不同的规范制定。根据不同产品品项来规定:物资采购的申请类别、授权人的批准许可、原材料采购方式和最终审批等流程,要明确相关部门的责任和关系,避免流程的混乱、权责不分。

通过前面几个步骤来获得有效的数据和信息,修改企业以往的采购技术、战略、流程、人才、技能和支持系统等,可帮助大宗商品企业捕获更多超额收益所需的资源,使企业的采购流程更加灵活和智能。

总结与思考

数据是新基建时代最重要的生产资料,而仅有数据,没有数据应用是不能将生产资料转化成新的生产力的。SRM采购管理系统通过数字科技能力推动业务模式创新,优化采购管理流程,提高企业采购平台效率,可最终实现行业降本增效及基于底层创新的结构性转化,达到少投入多产出获得最佳经济效益的目的。

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