大咖文章-如何把一天用到极致(刘润)

在这个休息和运动都在讲究效率的时代,高效处理事情的能力变得愈发重要。工作中、生活中,事情永远做不完,时间永远不够用,怎么办?

时间管理高手、商业顾问刘润,他将把他的私藏工具箱一次性交付给你,从工作到生活,为你时间管理全面支招。

高效管理时间,越早下手越好。

一、把基本功耍得虎虎生风——

邮件、日历、联系人

第一,邮件。

要记住两点:

1. 作为商务人士,千万不要使用免费邮箱。

名片上留QQ邮箱,非常不职业化。

应该申请专门的公司邮件后缀,表明自己创业是认真的,企业是正规的。

2.保留所有历史邮件。

美国的《萨班斯法案》要求在美上市公司保留电子邮件至少5年。我用它要求自己,保留了过去近20年的邮件。

通过搜索,可以随时、瞬间调取历史邮件,提高沟通效率。

第二,日历。

邮件存在“邮件服务器”,日历、联系人同样存在服务器。要把一切事情,都放进日历。

有同事邀请你开会?请他用邮件发“会议邀请”,点击“接受”,日历中就会多出一条日程。

定了航班,收到短信、邮件确认?把航班、酒店、信用卡还款信息等,变成一条条日程,放进日历。

我的时间颗粒度是30分钟,我会把所有占用时间的事放进日历。

当同事问我:

周三下午有半小时时间开会吗?

我会立刻打开邮件客户端查看日历,然后回答:

2点到3点可以,发个会议邀请给我。

收到邀请,我会把日程标为红色。红色表示重要且紧急的事,蓝色表示重要但不紧急的事。

周三下午2点快到了,提前15分钟,手机提醒我:

15分钟后,在三楼会议室开会。

提醒非常重要。

约了会议,把提醒设为提前15分钟;

约了晚饭,设为提前1小时;

定了航班,设为提前2小时;

朋友生日,设为当天早上10点。

微软的Office 365还可以请助理帮忙安排行程。

清晨,手机响起,一则行程跳出:

1.5小时后,司机来酒店接我去客户办公室。

在这之前,我需要吃早餐、退房。退房时需要的发票抬头、税号、司机电话、客户联系人姓名、职位,都在这则日程中。

这就是日程管理,这就是效率。

第三,联系人。

从1998年开始,我坚持把联系人信息都存在云端,我的联系人现在已经有5 761人了。

坦白说,我记不住每个人,但是联系人工具可以。

很久没联系的人给我打电话,我拿起手机就说:

×××,好久不见啊。

他非常惊讶:

这么久没联系,你还记得我啊?

使用联系人工具要注意以下几点:

第一,输入电话号码时,一定要加上国别、区号。

比如上海的固定电话:61888888。

在名片上这么印电话的人没有国际视野,我们在手机里要把电话号码存为“+86(21)61888888”。

因为如果在美国,拨打61888888,是拨不到上海的。

第二,认识新朋友之后,可以和他合张影,然后把他的头像存入联系人。这样,当他打来电话时,手机屏幕上就会出现他的照片。

第三,可以将朋友的生日、各种纪念日、孩子的生日、爱好等重要的信息存在联系人中,并设置提醒。

把最基础的“邮件、日历、联系人”用到极致,会拥有神奇的效率。

二、避免与懒惰握手言和——协同软件

借助Teambition等流水线一样的协同软件,可以让所有人的个体进度服从整体进度,高效向前。

下面介绍一款我正在使用的协同软件Teambition,以它为例,介绍协同软件的价值。

第一,自动化的PDCA循环(全面质量管理的思想基础和方法依据,即plan、do、check、action)。

某团队负责人突然有个想法,想安排员工去执行,可以用微信说一段语音,或写两句文字。但是,这样做会有两个风险:

1. 团队负责人会忘掉;

2. 员工会忘掉。他们很可能都不会“主动”想起来。

在Teambition中,创建一个“任务”,设好3W(Who do What by When),也就是:执行者、任务内容、截止时间。

员工收到“新任务提醒”后,可以把任务从“待处理”泳道拖到“进行中”泳道。

“泳道”是协同软件中的行话,意思是一个个步骤,就像游泳池的一条条独立泳道。

所有任务,最终只能被完成,或者被取消,不能被忘掉。

第二,强制化的SMART原则。

在Teambition或者类似的协同软件中,都可以设定每个任务的截止时间,这就强制设定了SMART原则(S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-bound)中的T:Time‐based(截止期限)。

还可以在任务模板里,专门定义S‐M‐A‐R四个字段,要求每一项任务都强制符合SMART原则,否则无法创建。

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第三,可视化的Scrum(迭代式增量软件开发过程,通常用于敏捷软件开发)方法。

协同软件可以用软件代替白板。用软件替代白板最大的好处,是把Scrum的冲刺看板从人调整便签的“主动工具”变成软件提醒的“被动工具”。可视化程度和工作效率都会大大提高。

当然,除了Teambition,还有很多其他不错的协同软件,比如Trello(团队协作软件)、Worktile(团队协同工具)、Tower(团队协作工具),都各有特色。团队可以根据自己的情况,选择 使用。

三、高效地休息和运动

工作重要,生活重要,休息和运动也很重要。

初级商业人士拼体能,中级商业人士拼技能,顶级商业人士又回到拼体能。

真正需要平衡的,不是工作和生活,而是工作、生活和它们的对立面——休息。

下面介绍一下在繁忙的工作和生活中,我常用的帮助自己有效休息的工具。

第一,白噪音软件。

我常用的白噪音软件叫Relaxio,充足的睡眠是最好的良药。以前我每天能睡10~12个小时。即便现在,我每天也能保证7~8个小时睡眠时间。

第二,眼罩+降噪耳机。

我每年出差的时间特别多。在飞机、高铁、汽车上睡觉,是咨询顾问的必备技能。

在旅途中,营造黑夜环境,是入睡的要点。为了能在交通工具上快速入睡,并拥有高质量的睡眠,我会随身携带一个眼罩,营造黑夜的氛围。

这个眼罩比较特别,它一面印着“吃饭叫我”,另一面印着“吃饭别叫我”。至于哪一面朝外,看情况而定。

第三,跳绳。

更好的休息方式是运动。

健身有四个目的:减肥、增加身体柔韧度、增大肌肉和训练心肺功能。这四个目的中,最关乎健康的,其实是训练心肺功能。

训练心肺功能,跑步、游泳是不错的方式。但对于时间颗粒度极小的我来说,跑步、游泳的效率实在是太低了。

我做了不少研究,也请教了很多专家,最后选择了从训练心肺功能角度来看,效率更高的运动方式:跳绳。

跳绳5分钟,相当于慢跑半小时。

姿势正确的话,跳绳对膝盖的伤害只有跑步的七分之一。

四、白板

白板这个看上去平淡无奇,其实不断创造神奇的工具,可以把我们从“结构化的思维、有边界的思维、不能错的思维”中解放出来,帮助我们随时随地、无边无际地思考。

白板本身没有价值,赋予它思考的意义,它就有了随时随地、无边无际的价值。

五、移动办公工具

从2006年开始,我每年要坐100多次飞机,甚至一年中有将近200天不在家。

所以,利用工具在碎片时间移动办公,对我来说特别重要。分享几个我常用的移动办公工具。

第一,带手写笔的平板电脑。

第二,大屏手机+蓝牙键盘+手机支架。

把手机立在桌子上,可以便捷有效地代替电脑。

我的手机支架,不用时就像一张信用卡,可以放在钱包里。坐下来后,从钱包里拿出手机支架,从口袋里拿出蓝牙键盘,瞬间就能创造一个办公环境。

这套移动办公系统,可以极大地提高工作效率,充分利用碎片时间。

第三,蓝牙耳机手环+电话会议音响+主动降噪耳机。

营造更健康、轻松、有效的音频环境。

六、电子阅读器

越是在碎片化时代,越是要系统性读书。

组合使用多种电子阅读器,高效获取知识。

如果读书的目的是“高效获取知识”,那就把纸质书当成个人癖好去享受,把电子书当成效率工具去掌握。

推荐三个电子阅读器:得到、多看阅读和Kindle。这三个阅读器各有特色,彼此补充,可以结合使用。

得到的“每天听本书”,在坐车、走路、候机时,用二三十分钟的零散时间听完一本书的解读,非常高效,奠定了我一年200~300本书的基础涉猎量,极大地拓展了我的知识边界。

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