【鱼苗3组 309 A03】精益工作法:助你提升效率

每天的工作中,是否感觉自己效率低下,总是琐事缠身,忙碌一天却往往该做的没做,是否需要有效的方法,来减少时间、精力和资源的浪费?

下面给大家介绍一种精益工作法,由丰田的精益生产方式引申而来,核心是提高效率,提升个人绩效。

丰田生产方式,由丰田公司的大野耐一先生在上世纪50年代创造出来,基本思想是彻底杜绝浪费,通过持续不断改善、降低成本,提升公司效率的管理方式方法。

精益生产帮助丰田汽车在过去几十年里取得了辉煌的成绩。直到今天,丰田汽车仍然是全球最赚钱的车企,17年它的利润是后面大众集团的三倍。

将精益生产的理念和方法,应用到我们个人身上来提高工作效率也是适用的。

1、观念转变

我们是一个人的工厂

工厂处理原材料,经过一系列的加工过程,生产产品,创造价值。本质上与我们个人并无差别。我们需要处理信息,产生对客户有价值的东西。这个客户包括我们的内部客户和外部客户。可能我们只需要一张办公桌,办公椅,但我们其实就是一家一个人的工厂,我们也要追求效率。

对于提升效率来说,我们的目标是单位产出更快,周期更短、更有质量。

2、认清价值

名片、头衔不是我们的工作

甚至上司、同事怎么看待我们,也不是工作。我们的工作在于我们的工作成果或服务。客户的需要是以合理的费用,在最短时间内,获得解决问题的结果。 评估我们的工作是否有价值由以下三点来衡量:1、客户是否愿意为我们的成果买单。无论这个客户是付钱的最终客户还是同事或上级,甚或是自己。2、相对于过去的产品或服务是否有提高过。3、尽量一次做好,没有返工。

3、识别工作

要想提升单位时间产出,我们得知道时间都用在哪了,需要通过日志,记录每天的工作和相应工作所花的时间。观察自己所做的事情和使用的方法,以识别工作中的价值和浪费。

至少完成为期一周的时间跟踪记录。来了解自己的工作,哪些是真正有价值的,哪些是附带的,哪些是完全的浪费,我们又花了多少时间在上面。

当我做了一周的记录后,发现真正花在有价值的工作上的时间,真是少之又少。而我在忙碌的日子里,被忽视的工作才是客户真正关心的工作。

4、避免浪费

提升个人绩效最重要的法则在于识别自己工作的价值,消除浪费,进行增值作业。

办公室内,明显的浪费包括:聊天,干私活,抱怨,上网,刷手机等等。我们工作是为了创造价值,而这些事情,不仅完全没有价值产生,还会带来负面影响。所以没有意义的事情不要做。

其他的附加浪费也很多,但我们不一定会意识到,如:

等待的浪费(工作停滞,拖延,等待批复文件)、搬运的浪费(信息或文件的移动,也包括电子信息),不良品的浪费(文件错误),动作的浪费(找文件、被中断的工作重新捡起来再做),过度加工的浪费(不需要那么完美的文件不停打磨),库存的浪费(收件箱或者待做清单),过量/过早生产的浪费(做现在不需要的工作,多重任务同时处理)

这些需要我们去察觉,并且通过改善自己的工作方式来降低时间浪费,从而提升效率。

5、学会舍弃

我们努力让自己的价值可见,往往桌上堆着成堆的文件,邮箱里成百上千的邮件,桌上到处贴着即时贴,这些都会影响效率。

像我会担心某些文件报告,总有一天会用到,存了很多,很久,其实根本没有机会用。不会用就不会看,所以一年以上不用的东西就要果断扔掉。避免占内存,花精力找东西。

6、促进流动

工厂里,产品必须流起来才能赚钱,我们的工作也应该像江河一样流淌。如果在我们这里卡壳,效率就会下降。

建立自己的工作处理流程。如2分钟内可以处理的马上去办,不重要的事情,要学会指派任务,让他人去做。

为了让工作流动,应先完成最困难的事情,将大的项目任务分解到可以实施的步骤,先完成再完美,目的是为了战胜拖延。

7、可视化管理

设计可视化管理,将那些看不见的、心照不宣的或假设的事情都展示出来,而不是想当然。

如项目进展追踪表,进展到哪里了,下一步该做什么了,该谁做了,而不是让事情停顿在某处,被忽视遗漏,迟迟没有被处理。

8、持续改善

改善永无止境。

在我们确认了自己工作的价值,用断舍离-扔东西,让工作流动起来,创建可视化管理,这些工具,帮助我们更有效地创造价值,提升效率后,就结束了吗?

如何避免退回到原来的方式呢?

设定标准,定期对自己的工作进行复盘总结,对标实际与标准,分析产生差距的原因,采取措施,从而对工作流程进行改善和迭代。

真实的给自己反馈,通过PDCA多次循环,提升自己的工作标准。持续改善,使工作效率持续提升。

Yuki

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