终于升职,却被下属挑战,用一套谈话模板化解职业危机

2016年的时候,一个猎头找到我,说有个公司招项目经理,团队成员12个,对比我当时的工资,涨幅大概在50%,看我是否有兴趣。我当时觉得,工资涨幅正常,但是经理头衔很吸引我,对我来说是个挑战。于是应邀面试、复试、拿到offer、入职。

作为一个空降兵,对接手的这个团队情况不是特别了解。而且这是个外包团队,团队成员们都是在客户现场办公的,可我的领导们都在公司,领导掌握的信息也有限,我需要自己梳理团队情况,着手解决。我的前东家是一家上市公司,前领导的专业素养很强,不管是在跟我们开会还是单独谈话,都有一套固定的谈话模式,于是我决定模仿他,用一套谈话模板,开始我的新工作。

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一、制定统一谈话模板,摸清团队情况

(1)谈话模板的好处

刚上任的经理,一般是以会议开头的。这种会议有很多好处,比如,晋升的仪式感,开了这个会后,以后我就是你们的头了,这是一种默默的“宣誓”。还可以在会议中了解团队情况,但想要将情况摸得更深,必要时需要一对一的谈话。而在会议/谈话之前,经理最好制定一个统一的谈话模板。

谈话模板的好处是:能控制谈话的主题和范围,避免关键信息遗漏、跑题或话题太大而发生的偏离谈话主题的情况。就像我们每次开会都要有个会议主题,否则就会出现会开不完、会后没有解决该解决的问题这类情况。

(2)谈话模板怎么制定

如果是开会,那么会议开始之前,可以给每位团队成员发送一个邮件,邮件可以列出你关心的问题:团队目前面临的主要问题和需求是什么?针对你需要解决的问题,有什么解决方法?你本人能做什么可以改变现状?团队目前的优势在哪里?可以做些什么加强这些优势?你对你的职位有什么发展和期待?我能为你们提供哪些支持?

如果是一对一谈话,那就需要将范围缩小,关注的点不再从大家嘴里都能听到的相同团队问题,而是就某个细化的问题,谈对方的个人感受、建议,对解决方案进行讨论。

(3)经理需要通过谈话模板获得哪些信息

其实将你关心的内容邮件发给会议成员,就是圈定谈话的范围,能让团队成员事先对你关心的点,有一个充分的思考,当然,有的问题并不适合当众讨论,那就需要另外开小灶,一对一的面谈。

通过谈话模板的限定,项目经理可以了解到,自己的团队成员们认为团队目前的优势、劣势分别在哪里,有哪些问题,分别有什么对应的解决方案,尤其是要让他们自己思考,针对问题,他们本人能做些什么,需要领导提供什么帮助。们不仅需要大胆说真话的人,更需要能提供切实的、可行的解决办法的人。再逐个了解下,自己的团队成员们擅长做什么,喜欢做什么,他们分别的长短板在哪里。

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通过以上我制定的“谈话模板”进行总结,我才知道,原来团队目前有很多棘手的问题等着我:

1)这是个外包的项目团队,团队成员与客户关系很紧张,个别成员甚至出现公然挑衅客户的情况。公司希望我能修复与客户的关系,提升客户满意度。

2)我已经是第4任项目经理了,项目处于中期阶段,团队成员士气低,再这样下去,很可能烂尾,公司希望我能重振士气,将项目推进正轨。

3)这个项目在上任经理离职后,一直由内部的一个成员代理,他本来很有可能借代理项目经理的由头升职的,可是我的到来直接打破了对方的升职计划,所以,对方对我的指令通常有些怠慢,对我树立威信有很大的影响。

既然现在问题总结出来了,那工作内容和现在的方向就明确多了。

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二、利用谈话模板,获得领导支持

跟领导对话,也可以用谈话模板,用谈话模板圈定范围,获得支持。拿我当时入职时的情况来说,我需要的是要领导明确问题解决的优先级、为自己争取熟悉业务的时间、获得领导资源上的实际支持、解决竞争问题。

(1)利用谈话模板,获得领导信任

你的领导在信任你的情况下,不会跳过你去跟团队成员沟通,所以,跟领导的谈话中,获得他的绝对信任是非常重要的。我将我搜集的问题,整理成一份问题清单,在邮件中申请电话会议,并将电话会议中需要讨论的内容,罗列出了几个体现在邮件内,这样领导看到邮件后就可以提前准备,哪些问题是他这个层面可以解决的,哪些是需要拉上总经理才能拍板的,等到了跟你谈话时效率就会提高,而这个提前准备的动作,可以增加领导对你的信任分,觉得你办事靠谱。

(2)管理领导的期望值,确认问题解决的优先级

作为一个空降兵,一次性解决所有问题是不现实的,那么我就需要跟上司建立一致性,问题清单中哪些是上司关注的需要优先解决的,需要跟他确认,然后优先解决上司认为重要的问题。以免出现,他想让我做的,我没做,我做了的,又不是他关注的。

跟领导的谈话结束后,就问题解决的优先级,我有了答案,首先是不能让让客户的满意度低,影响客户付款,要按照约定的时间将款项要回来。然后再是提升客户满意度解决团队沟通问题,最后因为我是空降兵,我本人需要尽快熟悉业务,这是作为转正考核的标准之一。通过这次谈话,我有了清晰的解决问题的思路了。

(3)用谈话模板,向领导争取资源

我向领导申请了一年度的活动经费,这个经费,可以用来聚会也可以当成小奖励,奖励给个人。我有决定成员涨薪幅度、年终奖金的评定和开除员工的权利,并且,公司是以我的建议作为第一参考依据的。员工最重视的两件事:升职和加薪,只有掌握这两件事的领导,才是有实权的领导。

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作为经理,获得了权力,处理问题的优先级,还有领导的支持,接下来只需要逐个解决问题就好了。面对在团队中挑战权威的人,可以用谈话模板跟他谈,如果他不配合,不需要特别的管理他,分配给他任务,根据任务完成情况考核他就好了,若是他提出离职,将他手里的核心业务交接过来,在不影响业务的情况下,批复离职即可。领导之所以是领导,是因为他不仅有罚的权利,还有奖的资源和福利,否则,人家苦哈哈的累死累活没有奖励,就没有工作的动力。

所谓的管理能力其实就是沟通能力,而谈话模板,绝对是提升沟通能力的加分项。

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