《番茄工作法图解》读后体验

作者:staffan noteberg                                   


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      番茄工作法,看到这个标题会不会觉得奇怪呢?记得有一天一个朋友在我车上看到这本书时说了句:番茄工作法,什么鬼?工作和番茄有什么关系?如果只是看标题难免会有这些疑问。番茄工作法是弗朗西斯科·西里洛发明的,而本书的作者是番茄工作法的认真实践者。那么番茄工作法到底是怎么一回事呢?下面就让我这个番茄工作法的新手实践者给大家讲解一下大概吧。番茄工作法中的“番茄”,其实说的是厨房定时器番茄钟,所以这本书也和时间管理有关,那怎么样才能做到工作的高效率呢?番茄工作法的做法是把时间分块使用,时间分成一小段使用的好处是更容易集中精力,以定时器为命令,定时器开启,就专注的投入工作状态,并且一次只做一件事!也以定时器结束铃声为命令,停止一切工作,短暂的休息能让下一个番茄钟更加饱满的精神状态工作,同时也让大脑更清醒,不至于埋头困死在繁琐的工作中。一次只做一件事很重要,可以把事件拆分为几个番茄钟来完成。番茄钟的长短可以由自己调节,选择最适合适合自己的时间,一但选定至少要按照这个番茄钟时间执行一两周,让自己习惯这个时间的规律,从而养成一但进入番茄钟就专注的工作,在这个番茄钟内只做选定的那一件事,心无杂念。本书的作者史蒂夫的建议是以25分钟为一个番茄钟,因为工作时间太长,很难达到长时间专注高效的工作,而且还很容易被人打断;工作时间太短也不适合,时间短做不了什么工作,刚开始就结束了。每一个番茄钟之间短休息3到5分钟,在番茄钟结束铃响之后放下一切手上的工作,连想都不用想,可以和同事聊聊天,喝喝咖啡,上厕所,总之就是让自己完全放松,能做到多放松就多放松,为的就是不影响下一个番茄钟。每完成4个番茄钟后有一个阶段性休息,这个阶段性休息比之前的休息时间长,大概是15分钟左右。除此以外还要用表格来记录学习番茄工作法,自己动手制作表格会让记忆更深刻。首先,制作一张活动清单,上面记录所有想做的事情,随想随写,而且在后面预估写上要用几个番茄钟来完成任务,完成任务后用笔把它划掉,通常一张活动清单可以用几天,写满了换一张,把没完成的继续抄下来。有时候活动清单上的事情很多,事情越多人越容易烦躁,这时候需要再做第二种表格了。这个表格叫“今日待办”,在活动清单上提取今天想做的事,要把番茄钟控制在合适的范围,太多了也完成不了。一但提取至今日待办表格就相当于自我承诺,承诺了当天就尽全力去完成今日待办表格中的事情,活动清单中的其他事情一概不理。今日待办表格中的事件可以不需要排序,在事件的最后面划上“四方框”,事件预估几个番茄钟完成就划几个“四方框”,待完成一个番茄钟后在里面填一个“X”,如果填满了事件还没有完成,与预估有误差时,那就进入二次预估,预估还要几个番茄钟,就在后面添加几个“圆圈”,要是在次填满,就进入第三次预估,第三次预估继续在“圆圈”后面划“三角”,如果是超出了七个番茄钟,建议把事件拆分开来,分割成小块完成。虽然都想在预估的时间完成时间,但往往偏差是不能避免的,所以才要记录,了解具体情况才有改进完善的可能。在进入番茄钟工作时,有可能会遇到些意料之外的事情而中断。一种是内部中断,内部中断是由于自己的原因,有时候忽然想起有其他事情要做,遇到这样的事情可以先问问自己,这个事情是不是很紧急,紧急到立马要做的情况,如果不是,可以在今日待办表格任务下方写下计划外紧急事件,然后在下一个番茄钟去完成它,如果今天不想完成它可以在番茄钟结束后写进活动清单中,待其他时间再做。另一种是外部中断,也就是说由于其他人的原因,有时候在进入番茄钟后,难免有时候会遇到同事来找你聊两句或者是其他一些工作的原因和接听电话等,在这种情况下可以先告知对方:“我手头上有事,正忙”,然后和对方协商:“是否可以换一个其他时间?”并且把它列入计划中,然后按照约定时间完成它,信守承诺很重要,否则下次别人就没有办法再相信你了。当然也会有紧急事情,在这种情况下你不可能和别人说:我在番茄钟,请等下再来。这明显是不对的,所以我们只能是作废这个番茄钟,去帮助同事一起完成这个紧急事情,而不是暂停番茄钟回来再继续,番茄钟是求要整体性的,要保持它的完整才算是一个番茄钟,只有这样才能养成专注和良好的规律性习惯。要想把番茄工作法用好,只知道这些还是不够的,我们还要学会记录,根据数据加以分析改进工作。在番茄钟工作时,遇到外部中断了就在事件后面划“壹竖”做为记号代表外部中断一次,以“减号”为内部中断一次。这样就可以知道中断的次数和原因,以便及时改进完善自己的番茄工作法。在结束一天的工作后,还要做一份记录表格,刚开始可以记录每天自己完成了多少个番茄钟,和事件预估的番茄钟是否存在误差。例如事件预估的番茄钟数是4实际情况是6个番茄钟,这种情况是预估少了2个番茄钟,那就在时间后面记录2,如果实际是2个番茄钟,那就是预估多了2个番茄钟,那就记录-2,每件事都综合起来看是预估多了还是少了,这也是为了及时改进工作方式,让工作更加有效率。番茄工作法不仅合适个人使用,同时也适合团队使用,例如开会中,可以把开会的内容分为几部分,每次在规定时间只专注的解决一个问题,这样效率会更高,至于不使用番茄工作法的人,只要他们愿意按照定时器运作就可以了。番茄工作法也适合两个人合作使用,前提是要相互告知大家都准备好了,才可以进入番茄钟,番茄钟内如果有一方需要中断也可以临时单飞,自己单独先完成一个番茄钟,等伙伴回来后,再一起进入下一个番茄钟。番茄工作法具有规定性,也具有应变性,关键是看我们自己如何去使用和适应它,找到最适合自己的时间和工作的管理方式效果自然会有所提升。每个人适应的都会有些区别,但我认为它不变的主旨在于对自我的承诺和对事件本身专注态度,这才是工作中所必须的品质。

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