协同表格+低代码,这个免费工具可作为团队的数据管理和自动化中心

企业中往往有很多零散的数据需要管理,这些数据往往分散在 Excel 表格、数据库、OA 等多个系统之中。我们能不能对这些数据进行集中的收集、展示和共享协作呢?更进一步的,在这些数据之上,我们能不能快速的开发一些小应用进行数据的处理、反馈、提醒呢?

今天我们就来分享 SeaTable 这款免费的工具,看看它如何帮我们实现零散数据的集中管理和自动化。

先简单介绍下 SeaTable ,它是一款新型的协同表格和低代码平台。它支持“文件”、“图片”、“单选项”、“协作人”、“计算公式”等丰富的数据类型。 它帮助你用表格的形式来方便的组织和管理各类信息。它同时包含完善的 API、自动化规则、脚本运行能力,可以按照你的需要进行扩展,实现数据处理的自动化和业务流程的自动化。

SeaTable 包含以下的版本:

  • 开发者版: 面向把 SeaTable 当做轻型数据库使用的用户。可以免费下载,私有部署!!没有行数、存储量和 API 调用的限制。
  • 云服务版: 面向有协同需求的普通用户,有行数、存储量和 API 调用的限制。
  • 企业版: 在以上版本的基础上,同时有完善的权限管理和用户管控功能,可以云端使用也可以本地部署。

下面我们以一个多网站运维管理为例来说明 SeaTable 中数据的记录和管理、数据可视化和自动化。

多网站运维管理的例子

作为开发团队,我们往往要运维多个网站,有些给内部用,有些给外部用。我们不仅要把各种零散信息集中记录,以方便查看和协作,还要对站点证书过期时间等,进行监控和维护。要解决这些问题,如果自己写一个自动化工具需要花费不少时间,还不好维护。而如果用 SeaTable ,就能在很短的时间内完成,维护起来还方便。

比如我们团队平时管理的站点就有二十多个,全部使用的是免费的 Lets' encrypt 证书,并通过脚本在证书过期前自动更新证书。偶尔会出现脚本没有配置对,或其他的原因导致证书没有正常更新(尤其是对新部署的站点)。这就需要制作一个功能来解决这类问题。

下面我们来逐一介绍怎么用 SeaTable 来实现:

  • 站点数据的协同记录
  • 用脚本实现自动化更新网站证书过期时间
  • 自动化监控和提醒网站证书过期时间
  • 让表格数据信息可视化

数据的协同记录

关于数据的协同记录,主要分享以下几点:

  1. SeaTable 支持日期、图片、文件、单选、URL、长文本、协作人、创建者、创建时间等丰富的数据类型,用它的数据类型,就可以把运维相关的各种数据类型的信息都集中记录到表格里。
  2. 当我们把表格的只读或可读写权限,共享给同事后,他们就可以进行只读或协作编辑了。而且表格管理员还可以根据需要,锁定表头、锁定行、设置列的编辑权限等。比如可以对某列设置任何人都不能编辑、或只有管理员可以编辑、或哪些共享用户能编辑。
  3. 我们还可以用 API 或者 Python 脚本来同步数据库中的记录,或者从第三方抓取数据。

用脚本来自动化更新网站证书的过期时间

SeaTable 提供了 Python 脚本的运行环境,我们可以把脚本和数据放在一个地方进行管理,不需要再单独找一个服务器。同时,可以在表格中根据不同的需要存储多个 Python 脚本文件, 一键点击运行就可以达到我们想要的效果。如下图:

协同表格+低代码,这个免费工具可作为团队的数据管理和自动化中心_第1张图片

具体的脚本内容这里就不介绍,有兴趣了解更多的同学可以访问 https://seatable.github.io/se...

脚本除了点击运行外,还可以安排每日自动运行。

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用提醒规则来自动化提醒

下面用 SeaTable 的“提醒规则”功能,来实现自动化提醒。

点击表格右上角的“提醒规则”按钮,添加一个提醒规则。比如对“证书过期时间”列的时间,可以设置在还有多少天就要过期时,自动发出提醒通知。另外,在个人微信号绑定了表格账号的前提下,当这个运维管理表有未阅读的提醒通知时,如果两分钟内你没有点开网页并阅读,那么提醒就会发送到个人微信上。

提醒规则设置,如下图:

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灵活查看和可视化

在灵活查看数据、可视化和统计分析等方面,SeaTable 有表格视图功能,有日历、时间线、图库、地图等实用的插件,也有便捷的“统计”功能等。我们可以根据数据特征去选择使用。比如可以在多视图间快速切换查看不同角度的数据;利用统计图表,来对这个记录了零散数据的网站运维表进行更直观的动态可视化。

多视图:

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统计图表:

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总结

我们用 SeaTable 就可以非常方便地在表格里记录和管理各种类型的数据信息。更重要的是,我们无需再开发工具,用它的“脚本”和“提醒规则”等功能,就快速完成了自动化的数据处理和流程管理。

作为一款新型的协同表格和低代码平台,从使用上来看,它不仅使用门槛低,而且具备灵活性和通用性,即便是非专业技术人员,也能构建自己的业务应用程序,从而不再严重依赖技术研发,大幅降低沟通、人力和开发成本。平时我们可以利用它完善的 API、提醒规则和脚本功能等,帮我们快速实现数据处理自动化和业务流程自动化的灵活需求。

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