ERP的财务凭证的操作与设计--开源软件诞生23

赤龙ERP财务凭证讲解--第23篇

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说流程

如果ERP中不存在财务核算模块,那么凭证和分录就是系统主流程的结束。对于财务来说,不管做的何种业务,不管业务的流程是什么,最终都会产生财务凭证,财务凭证也是记账的依据。从线下的角度来讲,传统的实现方式就是填写凭证单,有的企业也分为支出单和收入单,一般是由业务人员或商务人员填写,交给财务审核后再做账。而线上的操作变得更为简单,只要存在业务模块的凭证单据可以根据模板自动生成,而其他的凭证才可能会需要手工创建。这在很大程度上降低了业务人员和财务人员的工作量,也极大地降低了出错的概率。

说业务

下面我们来聊聊凭证和分录涉及的功能以及解决了哪些问题。

(1)凭证模板:简单来说凭证模板是为了快捷生成凭证的,既然使用了ERP谁也不再希望手工录入凭证,所以凭证模板就必不可少。凭证模板定义了两类模板,一类是自定义模板,它仅仅是为了使用户在手工填写凭证时更为方便和快捷;而另一类是业务模板,它实现了在子分类账中的分录的自动生成,这也是我们经常所说的财务业务一体化的基础。

(2)子分类账:子分类账是一个中间概念,大家都知道总分类账,即总账,是最终记录财务信息的地方。而子分类账是在总账之前记录财务信息的地方,子分类账全称是业务子模块分类账,作用就是将业务模块自动生成的会计分录记录其中,并作为最终过账的数据基础。结合上述的凭证模板就可以在子分类账中快速的生成业务对应的会计分录。

(3)财务业务一体化:ERP中总会提到的一个词,但什么是财务业务一体化,大多数人都解释不清。其实简单来说,就是在ERP的业务模块操作时,同步生成财务数据,这个财务数据是静默生成的,对于业务来说可以是透明了,而财务就可以直接使用这些信息而无需手工做账,同时系统在财务端只需对账和审核,甚至ERP还会在基本逻辑确定后帮助用户做数据验证。

说操作

一、凭证模板管理

操作说明:

1、进入“凭证模板管理”菜单,可查看所有凭证模板的列表

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2、新增凭证模板

(1)点击“新增凭证模板”按钮,打开编辑页面

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(2)首先选择业务类型,包括:自定义和其他各种业务

(3)输入模板名称和凭证字

(4)录入凭证行的会计科目并录入摘要

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(5)如果存在多个借方和贷方,可以点击“加号”,添加新行

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(6)如果是业务类型选择了非自定义的业务,还需要在金额列选择借方或贷方

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(7)确认无误后,点击“凭证模板保存”即可

二、凭证管理

操作说明:

1、进入“凭证管理”菜单,可查看所有凭证的列表

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2、新增手工凭证

(1)点击“手工凭证”按钮,打开编辑页面

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(2)选择凭证模板,如果用户希望手工录入凭证则不用选择,否则选择一个模板就会自动带出所有模板中的内容

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(3)录入凭证字、凭证日期、摘要、会计科目、借贷方金额

(4)确认无误后,点击“凭证保存”按钮

(5)用户提交并审批通过后,凭证生效

3、新增自动凭证

(1)在凭证列表页,点击“自动凭证”,并选择付款单生成或收款单生成

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(2)选择需要生成凭证的付款单或收款单,并点击“确定”

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(3)此时会根据付款单或收款单生成凭证,用户查看无误后,提交审批即可

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三、子分类账分录

操作说明:

1、进入各业务系统,在数据审批通过后,可查看当前业务的会计分录

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2、点击“重新生成分录”,可在凭证模板修改后,重新生成对应的会计分录

后记

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