职场秘笈:办公室工作指南

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办公室工作是非常具体的工作,通常说办文、办会、办事,就有不少是具体的事务工作。而正是在具体的事务工作中,秘书的作用得到充分发挥,才干得到展现,经验、能力和水平也得到累积、锻炼和提高。

秘书语言表述“十忌”

办公室秘书处在一个单位的“窗口”和枢纽部位,工作中要与各种各样的人员打交道,因此语言表述在其工作中就显得非常重要。秘书除了要具备口齿流利、表述清楚等基本功外,还应该注意以下“十忌”:

一忌信口开河。秘书往往要代表单位和领导发表意见和看法,因此,演讲、谈话之前,应先准备好有关资料或打好腹稿,切不可信口开河。

二忌人云亦云。秘书是领导的耳目,向领导反映情况、汇报工作、传递信息,既要坚持有喜报喜、有忧报忧,又不能当传声筒,对所见所闻应经过必要的分析、归纳、筛选,然后再向领导汇报。

三忌花言巧语。秘书是领导身边的工作人员,其一举一动、一言一行都应给人真诚、实在、信得过的感觉,在各种社交场合,说话都要正直、诚挚,切不可滑头滑脑,巧舌如簧。

四忌装腔作势。秘书在传达领导指示、接待来宾、洽谈业务、处理问题时,要平易近人,不要居高临下、打官腔、耍威风。

五忌出言不逊。言语是一个人学问品德的表现。秘书在各种社交场合都要注意语言修养,表现出温文尔雅的风度。

六忌模棱两可。对不便谈的事情,可以避而不谈,拒绝表示意见,但切不可事事模棱两可,叫人听后弄不明白意思。在汇报工作时,更不能用“大概”“可能”“也许”“差不多”之类的模糊语言。

七忌晦涩难懂。一般来说,说话要明白易懂,除非与专家学者讨论学术问题,否则不宜满口深奥的专业术语,以免引起别人的反感,以为你是在故弄玄虚,炫耀自己的才学。

八忌唯唯诺诺。在社交中,对人说话恭敬、客气是一种美德,但过犹不及,如果见面客气话、恭维话说得太多,甚至点头哈腰、唯唯诺诺,就显得油滑、虚伪。正确的态度是不卑不亢、大方得体。

九忌手舞足蹈。与人交谈中,使用自然得体的手势有助于口语表达,能增强谈吐的效果。但手势做得太多或者动作幅度太大,手舞足蹈,就会使人反感。

十忌冗繁啰嗦。演说、谈话或开会时发言,对应该说的事情,要长话短说,点到即止。要为听着着想,顾全听着的兴趣,没玩没了的演讲、发言,只会使听着厌烦。

说话是一门艺术。俗话说,“会说话的令人笑,不会说话的令人跳。”秘书工作在领导中枢,负责沟通上下左右关系的责任,如果说话不讲究艺术,有时会带来不良或严重后果。

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公关策划的技巧

文秘公关人员在企业的公关策划工作中,除了要坚持创新思维外,还要努力掌握公关策划技巧。

①传播媒介的宣传法:所谓宣传法,就是巧妙运用公关传播媒介等途径,达到构建良好公共关系的目的。

②欲擒故纵法:这种策划方法往往是在宣传难以奏效,或组织处于劣势时采用。所谓欲擒故纵,就是欲取之,故兴之,运用旁敲侧击的技巧,出奇制胜。

③主动进攻法:是指一个社会组织的既定目标与客观环境发生冲突后,要选择一些针对性较强的工作技巧减缓直至消除冲突因素,以保证社会组织的既定目标的实现。

④“晕轮效应”法:是指认知主体常从一个局部的好(或坏)印象出发,扩散到全部好(或坏)的整体印象。

⑤重塑形象矫正法:是指组织形象受到严重损害,组织与公众关系严重失调时,策划一系列有效措施,协同组织的其他部门,挽回组织声誉的公关活动。

⑥巩固维系法:这个方法是通过各种传播媒介,持续不断地向公众传递组织的各种信息,以巩固组织与公众之间的良好关系。

⑦开拓创新法:有人称建设策划法,往往是在组织刚刚成立或产品刚刚推出,或组织领导人刚刚上任时,为了提高组织、产品、领导人的知名度而采用的公关策划活动。

⑧寓教于乐策划法:是指利用举办各种公众感兴趣的社会活动,扩大企业或社会组织本身的社会影响,提高自我的社会声誉,赢得公众的支持、赞赏,为企业或社会组织树立良好的社会形象创造条件。

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