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提高会议效率的若干浅见

发表于: 2011-02-11   作者:bsr1983   来源:转载   浏览次数:
摘要: 提高会议效率的若干浅见 1.1 编写目的          本文档编写的主要目的是通过分析影响会议效率的因素,制定符合公司实际的会议流程及规范,提高会议效率,节约公司成本。 1.2 背景说明          在当前的现代化管理中,无论

提高会议效率的若干浅见

1.1 编写目的

         本文档编写的主要目的是通过分析影响会议效率的因素,制定符合公司实际的会议流程及规范,提高会议效率,节约公司成本。

1.2 背景说明

         在当前的现代化管理中,无论政府、企业及其他组织,都需要利用会议的方式互通信息,进行安排、咨询、决策、协调等工作;会议是一种必要的,可提高工作效率的沟通方式。

       据统计,美国每天要召开1100万次各种会议,经理们花在会议上的时间要占工作时间的40-70%。据此推算,我国每天召开各种会议的次数将是1100万次的几十倍,其中不少会议几乎没有成效。

1.3现存问题

         会议是一种正式的沟通方式,也是最有效的沟通方式之一。然而,会议也是成本最高的一种沟通方式,是所有沟通方式中最利害的时间杀手

    会议效率不高,是会议的通病,其主要表现在以下方面:

    1)会议主题不明确,易形成多中心会议; 

    2)开会只是为了走形式;

    3)主持人会前没做充分准备,且缺乏引导、控制会议的能力;

    4)与会人缺乏时间观念,不能准时参会;

    5)重复。发言内容重复,众多陪会者重复表态;

    6)会中对于许多问题反复研究,最终没有形成决议;

    7)汇报不得要领,像流水帐。

    会议成本的计算公式:

    会议成本=2A*B*T

    其中,A:每小时平均工资的3倍(因为劳动产值总高于职工工资);B:参加会议人数;T:会议时间。

    例如,某企业有员工500名,单位平均工资2000元(按每月22.5,每天工作8小时计算,则每小时约11元),开大会2小时,则其成本为:会议成本=2*11*3*500*2=66000

    因为劳动产值高于平均工资,所以要乘以3,又因为参加会议需中断经常性的工作,损失要以2倍计算。如此算来,开会的成本的确很高。如果我们每次会前都计算成本并由会议发起单位支付的话,可能会议次数会大大减少。即使不得已开会,也要尽量减少开会人数,压缩会议时间。

1.4 问题分析

       个人分析造成上述问题的原因有以下几点:

       1)会议发起人没有会议成本的概念。遇到问题,首先想到的便是采用会议形式解决。

       2)会议发起人在召开会议前,对会议主题、流程及会议时间没有做详细规划,致使会议没有主题,与会人各抒己见,难以达成共识。

       3)会议发起人在会前没有通知与会人会议主题、流程及时间,在召开会议后也没有给与会人提供会议主题相关资料,造成多中心会议。

       4)会议发起人在与会人选择上没有做详细考虑,使与会议主题无关或没有必要参与会议决议的人员参会,增加了会议成本。

       5)与会人没有时间及成本概念,未能按时参会,无形中延长了会议时间,增加了成本。

       6)与会人会前对会议准备不够,致使会中发言偏离会议主题,对会议决议难以提供有价值的意见。

       7)会议未明确会议主持人,在会议发言偏离会议主题时,未及时引导与会人回到会议主题,致使会议时间延长且未达到会议目的。

       8)会议主持人会前没有和与会人约定发言时长,使与会人在发言过程中没有时间概念,延长了会议时间。

1.5 解决方案

       针对上述问题,指定会议流程如下:

       1)会议发起人确定要召开的会议类型。

      

       1)按会议的形式可分为四类,见下表:

      

会议类型

举例

告知性的会议

由特殊身份的人来宣布,与会人只应接受、讨论和理解报告。

宣布某一政策法规宣布任命。

建设者性的会议

需每个部门都参加,一般选择有创见、有主意的人参加。

讨论新战略、新方法、新规定。

立法性的会议

受命制定规章、制度等,或修改旧的、不适应新情况的规章、制度。

安全操作条例的制订。

执行性的会议

将任务分配给执行者,解决“怎么做?谁来做”的问题。

各班组年度生产量的分配。

      

2)按会议的实质性内容可分为两类:

  A、政策性研究会:目标规划、应急对策、贯彻指示等需产生有方向性的见解的会议;

B、执行性协调会:布置任务、协调矛盾、组织实施等直接宣布决定的会议。

3)按会议产生结论的方式可分为五类,见下表:

名称

主要程序

通过式会议

只有一种意见和主张,提出后让大家举手通过,履行认可手续。 

选择式会议

在两种或多种意见中选取一种。

拼合式会议

在已提出的几个方案中,采纳每个方案中的合理意见,拼命成一个新方案。

折衷式会议

两种方案相持不下,讨论结果,只好采用介于两者之间的第三种方案,虽双方均不满意,但得到部分满足,尚可以接受。 

综合式会议

在讨论中,对照会议目的,采纳原方案中的合理部分,去掉其不合理部分,并吸收讨论中所产生的新思想、新方法,将所有好的意见综合起来,形式一个最佳方案。

 

会议发起人首先确定要召开的会议类型,以明确其目的所在,进而明确会议主题。接着根据会议的紧急程度决定是否需要进行以下步骤。

会议发起人可根据实际需要选择以下步骤中的若干步骤进行。

       2)根据会议类型决定是否需要进行计算会议成本、准备会议资料、通知与会人并约定发言时长等步骤。

       会议发起人根据第一步中给出的会议特征,确定会议类型及会议主题后,根据会议紧急程度、重要性,准备会议资料、选择与会人、确定会议时长。

       如果时间允许,会议发起人需按照会议时长及与会人计算会议成本,并根据会议重要性及其成本调整会议时长及与会人;并确定会议主持人。

       会议时长及与会人确定后,会议发起人通知各与会人、发送会议资料、约定发言时长。

       3)会议主持人在会前提醒与会人会议时间、会议主题等会议信息,便于让与会人提前安排其工作,保证按时参会。

       由于与会人的工作可能会比较繁忙,因此,会议主持人应在会前再次提醒与会人会议时间、会议主题,以便与会人提前安排日程,保证能按时参加会议。

       4)会议主持人在会前将会议资料、讨论要点,发送给与会人,便于其准备发言。

       如果会议是紧急召开的,则会议发起人应将会议资料准备好,在会议开始后发给各与会人,并留一定时间给与会人查看会议资料,以便其根据会议资料了解会议主题,准备发言。也可以采用会议主持人对会议主题及讨论要点进行概要介绍的方式,使与会人尽快明确会议主题。

       5)会议主持人在会中应随时对发言偏离会议主题,发言时长超出约定时长的与会人进行提醒,保证会议按照原计划进行。

       如果与会人的发言偏离了会议主题,而又无人提醒的话,可能会使会议成为多目的会议,最终导致会议各与会人难以达成共识。

       6)会议应有专门的会议记录人在会中进行会议记录,并在会后将会议记录整理并发送给相关与会人。

       在会中必须要有专门的会议记录人,而不应该随意指定某一与会人做会议记录人,以防止在与会人发言时,或思考他人发言时,漏记、错记其他与会人发言或会中重要决议。

       会议结束后,会议主持人应负责整理会议记录并发送给与会人;

       如果在会中,因时间原因,某些与会人的发言不够完整或表达不够明确,会议主持人应鼓励其将发言以电子文档形式写下来,并交给会议主持人进行整理后一并发给与会人。

1.6 会议管理系统

         在当前的信息化大背景下,个人认为会议管理系统也应该加入到企业信息化系统中。

会议召开涉及企业人员、物资、成本、效益等信息,且会议的成本在企业成本中属于隐形成本,很多企业对会议成本还不够重视。如果将会议管理系统加入到企业资源规划ERP)中,与ERP中的人事管理、物资管理、成本管理等子系统结合起来,以便对每次的会议成本进行记录。通过分析会议成本相关数据,可以使企业管理者根据企业实际情况,制定不同的企业会议流程,最大程度上减少企业成本。

会议管理系统包括:会议通知、会议资料管理、与会人管理、会议室管理、会议通知模版管理、会议相关物资管理、综合查询、统计报表等模块。

会议发起者在准备召开会议后,可以在会议管理系统中选择会议类型、选择会议时间、预定会议室、选择与会人、计算会议成本、发布会议通知、发送会议资料、上传会议记录;

会议系统可以按照会议类型、会议成本、会议时长等条件,在会议发起时,采取不同的会议流程,通过会议流程的审批控制,减少不必要的会议。

如果属于紧急召开的会议,在会后,也应将会议相关数据补录到会议管理系统中,以保证会议相关数据完整性。

会议管理系统可以按会议发起人所在部门、会议时间、会议类型等不同条件对会议管理系统中的数据进行汇总、统计。结合ERP其他模块中的数据,可以对企业的成本、效益进行更深层次的分析;这样,可以使企业的成本分析数据更加全面,也为企业管理者制定企业规划提供了有力的数据支持。

1.7 参考资料

         1http://www.people.com.cn/GB/shenghuo/78/113/20020801/789938.html

         2http://wiki.mbalib.com/wiki/%E6%8F%90%E9%AB%98%E4%BC%9A%E8%AE%AE%E6

%95%88%E7%8E%87%E6%B3%95

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