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项目经理如何管理好自己的时间

发表于: 2015-04-15   作者:809662683   来源:转载   浏览:
摘要: ★给自己规划好工作 项目经理比较擅长规划项目团队成员的工作,但往往会忽视规划自己的工作,这种做法是很危险的;有的项目经理甚至认为自己的时间自己控制和把握就行了,根本就不需要规划,这种观点更是极其错误的。 项目经理自身的时间是相当宝贵的,如果规划和利用不好,则会给项目绩效带来很大的影响,有时甚至是“致命”的。项目经理特别是大型项目的项目经理每天都有项目会议、工作协调、思想交流等琐事缠身,如果不善
★给自己规划好工作
项目经理比较擅长规划项目团队成员的工作,但往往会忽视规划自己的工作,这种做法是很危险的;有的项目经理甚至认为自己的时间自己控制和把握就行了,根本就不需要规划,这种观点更是极其错误的。
项目经理自身的时间是相当宝贵的,如果规划和利用不好,则会给项目绩效带来很大的影响,有时甚至是“致命”的。项目经理特别是大型项目的项目经理每天都有项目会议、工作协调、思想交流等琐事缠身,如果不善于规划好自己的时间,则每天都会忙得不可开交,而各种各样的事务仍然是“剪不断,理还乱”。
著名的帕累托80/20原则在项目经理的自我时间管理方面也适用:即“20%的工作时间能产生80%的工作价值”;“80%的绩效是由20%的工作创造出来的”,这就说明事情是有明显轻重之分的。项目经理有效利用时间并尽量使工作价值最大化的有效方法是:每天工作之前确定当天需要完成的最重要的四到五件事情,留出一小时左右的时间用于处理突发事件;这样既做到了关注重点,又做到了现实可行。

★懂得放弃
“没有用不完的时间,只有做不完的事”。
项目经理一定要学会具有敏锐的事物分析能力。项目经理要能明确地判断出什么事情是重要的,什么事情是不重要的;什么事情是值得花时间做的,什么事情是不值得花时间做的。从前面谈到的“80/20原则”可以看出,我们对于80%的事情大可不必“求全责备”,有时甚至可以大胆地放弃一部分。如果我们真正能把影响项目绩效的最重要的几件事情(即大约占总事情的20%左右)做到位,则项目的主要绩效肯定就有保障了,其他的事情有时间就再根据轻重缓急做一部分,没时间就可以干脆放弃。
项目经理学会懂得放弃,是一项难能可贵的本领。项目经理一定不要将大部分精力花在对项目影响很小甚至几乎没有影响的事情上,这样不但会因为为琐事“疲于奔命”而“荒于要务”,而且会因为“无的放矢”而最终“劳而无功”。

★善于授权
有些项目经理真可谓兢兢业业,什么事情一定要“亲力亲为”才放心。实际上,这种做法是不可取的。
项目经理需要成为项目团队成员的榜样和表率,但并不意味着项目经理就需要将“所有问题都自己扛”。
项目经理切忌患得患失、事无巨细,如果这样,则势必轻重不分,其结果只能是“枉费心机白费力气却于事无益”。一个人的精力是有限的,项目经理要善于授权,项目经理完全可以把一些诸如紧急但不重要的事情委托给项目团队的其他成员完成,这样项目经理才能集中精力处理好自己该处理的事情。
需要指出的是:项目经理需要授权,但不要把只有项目经理自己能做的事情也交给别人去做,项目经理只能是将一些可以由别人替代完成的工作授权出去。
另外,项目经理还需要注意,授权不授责,项目经理不要错误地以为工作授权出去了就可以万事大吉,项目经理需要及时跟进被授权的工作,如果真出了问题,项目经理需要主动承担责任。

★集中精力办“大”事
对于重要的工作,几个小时全神贯注产生的效力,远大于每天15分钟持续一个月的努力。为重要的工作留出“整块”不受干扰的时间,这是德鲁克对知识工作者时间管理的重要建议。
作为项目经理,千万不要因为一些琐事而使一些重要的工作被延误而一拖再拖。项目经理要“懂得放弃”,下决定抽出时间,集中精力办“大”事。

★用心更要用脑
读书的时候,老师经常教导我们要“用心读书”;参加工作后,上司也经常教导我们要“用心工作”。咋一看,这种观点好象没错。
实际上,由于项目各种不确定因素的存在,作为项目经理光“用心工作”是远远不够的。“用心工作”只能表明项目经理工作态度很好、很敬业,工作的最好结果也只能是“将已做的事情做好了”。
项目经理在“用心工作”的同样,一定要“用脑工作”。“用脑工作”是指多思考多想办法,“用脑工作”不但能使该做的事情采用最好的办法做好了,而且能让宝贵的时间花在“刀刃”上,其结果无疑是抓住了问题的要害而使工作事半功倍。

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